L’état des lieux d’entrée est un document indispensable lors de la location d’un logement. Obligatoire pour une location nue ou meublée, il permet de protéger le bailleur et son locataire en constatant les défauts et les dommages présents avant la remise des clés, cela afin d’éviter tout litige ultérieur entre les parties. Spécialiste de la gestion locative en ligne, Manda vous donne des conseils pratiques pour remplir ce document et vous informe des risques en cas d’absence d'état des lieux d'entrée.
Qu'est-ce que l'état des lieux d'entrée ?
L'état des lieux d'entrée est un document rempli de façon contradictoire par un locataire et un bailleur lors de la signature d’un contrat de location immobilière. Il décrit l'état du bien loué (appartement, maison…) et recense l'ensemble des pièces et des équipements qui s'y trouvent. L'état des lieux d'entrée est par ailleurs essentiel pour établir un état des lieux de sortie et déterminer les éventuelles dégradations dues à l'utilisation par le locataire.
Depuis la loi ALUR de 2014, l’état des lieux est obligatoire quel que soit le type de logement, qu’il s’agisse d’un bail meublé ou non.
Ce document revêt une importance particulière pour le bailleur et son locataire puisqu’en cas d’absence d’état des lieux d’entrée et de dégradations constatées, il sera plus difficile de savoir à qui en faire supporter le coût. Cependant, si l'une ou l’autre des parties n’a pas voulu signer l’état des lieux d’entrée, ce sera le plus souvent elle qui aura la charge financière de la remise en état du bien.
Bon à savoir : La loi ALUR prévoit une exception à l’établissement d’un état des lieux pour les baux meublés antérieurs au 27 mars 2014.
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Conséquences de l'absence d'état des lieux d'entrée
Les conséquences de l'absence d'état des lieux d'entrée peuvent être lourdes, autant pour le propriétaire du logement que pour le locataire.
Risques pour le propriétaire d’une absence d'état des lieux d'entrée :
- Difficultés à prouver les dégradations commises par le locataire
- Difficultés à récupérer les frais de réparation
- Litiges avec le locataire en cas de désaccord sur les dommages constatés
Risques pour le locataire d’une absence d'état des lieux d'entrée :
- Paiement de réparations injustifiées
- Perte du dépôt de garantie, en totalité ou en partie
- Difficultés à récupérer la caution dans un délai raisonnable
- Litiges avec le propriétaire en cas de désaccord sur les dommages constatés
Pour toutes ces raisons, il est vivement conseillé de respecter la loi afin de se prémunir contre d'éventuelles accusations infondées émanant de l’une ou l’autre des parties en cas d’absence d'état des lieux d'entrée.
Comment réaliser un état des lieux d'entrée ?
La réalisation d’un état des lieux d'entrée doit respecter un certain formalisme afin de pouvoir prouver la validité de ce document.
Qui doit réaliser l'état des lieux d'entrée ?
L’état des lieux d'entrée doit être obligatoirement contradictoire, c’est-à-dire réalisé en deux exemplaires identiques approuvés par chacune des parties (le bailleur et le locataire). Un état des lieux qui ne serait pas contradictoire n'aurait aucune validité juridique.
Il existe deux façons de remplir un état des lieux :
- À l'amiable entre le bailleur et le locataire ou avec le concours d’un tiers dûment mandaté, par exemple un agent immobilier.
- En faisant appel à un commissaire de justice (nouvelle dénomination de l’huissier de justice) pour dresser un constat locatif.
Bon à savoir : En cas de désaccord entre les parties, le recours à un commissaire de justice est la seule solution pour pallier à l’absence d'état des lieux d’entrée.
Quand doit-on réaliser l'état des lieux d'entrée ?
L’état des lieux dans le cadre d’une location doit être effectué le jour de la remise effective des clés. Celui-ci correspond en général à la date du bail, mais il peut être également postérieur. Dans tous les cas, le document doit être annexé au bail, ce qui rend l’absence d'état des lieux d’entrée non conforme à la loi.
Comment réaliser l'état des lieux d'entrée ?
Afin d’être valide et conforme à la loi ALUR, un état des lieux d’entrée doit comporter les éléments suivants :
- Date
- Adresse du bien
- Logement : surface, nombre de pièces, dépendances…
- Coordonnées complètes des parties
- Relevés d’eau, électricité, gaz
- Nombre de clés remises au locataire
- Description détaillée des équipements du logement et de leur état (pièce par pièce) : revêtements de sols et muraux, plafonds, inventaire du mobilier dans le cadre d’une location meublée…
- Paraphes des parties sur chaque page et signature sur la dernière page
À retenir : Après signature de l’état des lieux, une copie doit être remise immédiatement au locataire.
Combien coûte un état des lieux d'entrée ?
Le coût d’un état des lieux d'entrée varie selon que celui-ci est réalisé à l'amiable ou non.
État des lieux amiable
Lorsque l’état des lieux d'entrée est établi par un expert, comme un agent immobilier, le locataire est redevable d’une partie des frais, sans pouvoir excéder :
- 50 % de la commission de l'agence immobilière
- Ou au maximum 3 euros TTC par mètre carré de superficie habitable
Exemple pour un appartement de 40 m² avec un état des lieux de 300 € TTC :
- 50 % de la commission d’agence : 300 € / 2 = 150 €
- Calcul en fonction de la surface : 3 € x 40 = 120 €
⇒ La seconde option de calcul étant plus avantageuse pour le locataire, ce dernier devra payer la somme de 120 €. Le bailleur s’acquittera de la différence, soit 180 €.
État des lieux litigieux
En cas de désaccord entre les parties et d’absence d’état des lieux d'entrée amiable, le coût d’un constat locatif établi par un commissaire de justice est réparti à parts égales entre le propriétaire et le locataire :
Quelles solutions lors d’un refus de réaliser l’état des lieux d’entrée ?
En l’absence d'état des lieux d'entrée, le bail reste valide mais la partie s’opposant à cette obligation peut être pénalisée lors de l'état de lieux de sortie. Trois situations sont à distinguer.
Absence d'état des lieux d'entrée par refus du bailleur
Le locataire doit envoyer une lettre recommandée au bailleur. En cas de persistance de refus de ce dernier, le logement n’est pas considéré loué dans un état correct aux yeux de la loi. Si des dégradations sont causées par le locataire, le bailleur devra alors pouvoir en faire la preuve de façon irréfutable, sans quoi les réparations resteront à sa charge.
Absence d'état des lieux d'entrée par refus du locataire
Le refus du locataire de participer à l’état des lieux d'entrée peut lui être préjudiciable. En effet, le bien est alors considéré comme loué en bon état et il devra le rendre sans réparations locatives à effectuer, sauf s’il apporte la preuve formelle que des dégradations étaient présentes (à l’aide de photos prises par un commissaire de justice par exemple).
Absence d'état des lieux d'entrée par négligence des deux parties
La loi ne protège pas le locataire dans ce cas de figure. Il est considéré comme avoir pris possession du logement en bon état. Les éventuels dommages seront alors à sa charge, sauf s’il apporte la preuve formelle qu’ils étaient présents (notamment à l’aide de photos prises par un commissaire de justice).
Que faire en cas de litige lié à l'état des lieux d'entrée ?
Plusieurs options existent pour tenter de régler un litige lié à l'état des lieux d'entrée.
Réclamation auprès de l’autre partie
Envoyez un courrier en LRAR (recommandé avec accusé de réception) à votre locataire ou à votre propriétaire en précisant bien les points de désaccord et en décrivant les faits de façon précise. Joignez pour cela tous documents utiles (photos, textes de loi, règlement de copropriété, factures…).
Recours à un médiateur
Sans réponse à votre recommandé, ou si celle-ci ne vous convient pas, vous devez, préalablement à toute action en justice, engager une conciliation. Rapprochez-vous pour cela d’un conciliateur de justice (démarche gratuite).
Saisie du tribunal compétent
En dernier recours, vous pouvez saisir le juge des contentieux de la protection en fonction du tribunal rattaché au logement loué. Une fois le litige apparu, vous avez trois ans pour accomplir cette démarche.
Bon à savoir : Pour un litige d’un montant inférieur ou égal à 5 000 €, la conciliation est obligatoire. Elle est facultative si le litige porte sur une somme supérieure à 5 000 €.
Conseils pour éviter les litiges
L’absence d'état des lieux d'entrée n’est pas la seule cause de litiges dans le cadre d’une location. D’autres facteurs (imprécisions, omissions…) peuvent aussi être lourds de conséquences. Suivez ces quelques conseils pratiques afin d’éviter tout futur malentendu.
Bien préparer l'état des lieux d'entrée
L’état des lieux d’entrée est un document engageant la responsabilité du bailleur mais aussi du locataire. Afin de respecter le formalisme en vigueur, l'utilisation d’un modèle type et à jour est recommandée. Il est possible que l’état des lieux d’entrée et de sortie se trouve sur le même document, mais dans ce cas les deux parties doivent être distinctement séparées.
Par ailleurs, le bien doit être en parfait état de présentation (propre et éclairé), avec si possible l’électricité afin de pouvoir tester les différents équipements.
Demander des clarifications en cas de doute
L’état des lieux d’entrée doit être très précis, détaillé par pièce et par élément. En cas de doute, l’une ou l’autre des parties peut demander à ce que des observations soient notées pour éclaircir un point potentiellement litigieux (exemple : taille d’une fissure, nombre de trous dans un mur…).
Prendre des photos ou des vidéos
Lors de l’établissement de l’état des lieux d’entrée, et en présence de dégradations, il est conseillé de joindre des photos ou de prendre des vidéos en complément des observations notées dans le document remis à chaque partie. Ces éléments pourront se révéler utiles en cas de litige à la fin du bail. Les photos et les vidéos sont encore plus indispensables lors de l’absence d’état des lieux d’entrée.
Conserver toutes les preuves
Il est conseillé de conserver les preuves liées à l’état des lieux d’entrée pendant toute la durée de la location : photos, relevés de compteurs initiaux… De cette façon, vous aurez la possibilité de prouver votre bonne foi à l’autre partie en cas de litige.
Éviter les erreurs fréquentes
Pour éviter tout risque de malentendu, il est déconseillé d’employer des expressions génériques de type “état correct” ou “mauvais état”, souvent source d’interprétation. Par exemple, dans le cas d’un meuble abîmé, il convient plutôt d'utiliser une expression telle que “Porte en bas à gauche fissurée” et de joindre une photo à l’état des lieux.
Conclusion
L’état des lieux d’entrée est obligatoire lors d’une location. Ce document revêt une importance particulière puisqu’il liste l'état du bien et des équipements, ce qui engage la responsabilité du propriétaire et du locataire. L’absence d'état des lieux d'entrée pouvant engendrer des litiges, il est vivement conseillé de remplir ce document avec soin. Les experts de Manda se tiennent à votre disposition pour vous fournir tout complément d'informations à ce sujet.
FAQ
L'état des lieux d'entrée est-il obligatoire ?
Oui, l'état des lieux d'entrée est obligatoire pour toute location, meublée ou non, depuis l'entrée en vigueur de la loi ALUR en 2014. L’absence d’état des lieux d’entrée constitue donc un manquement à la loi.
Qui doit rédiger l'état des lieux d'entrée ?
L’état des lieux d'entrée peut être rédigé à l'amiable par le bailleur et son locataire ou avec le concours d’une personne mandatée, comme un agent immobilier. Il est également possible de faire appel à un commissaire de justice pour dresser un constat locatif de façon plus formelle.
Quand doit-on réaliser l'état des lieux d'entrée ?
Il doit être réalisé le jour de la remise effective des clés, généralement en même temps que celui de la remise du bail. Le document doit obligatoirement être annexé au contrat de location.
Comment prouver les dégradations causées par le locataire ?
Les dégradations causées par un locataire peuvent être prouvées en comparant l’état des lieux d’entrée à la situation du bien le jour de la sortie. Toutes les dégradations doivent alors être stipulées sur l'état des lieux de sortie, idéalement accompagnées de photos.
Comment récupérer la caution en cas de litige ?
En cas de litige, le délai de restitution de la caution au locataire passe à deux mois (au lieu d’un mois si l'état des lieux de sortie ne mentionne aucun défaut). Passé ce délai, et sans restitution des sommes dues, le locataire doit faire parvenir au bailleur un courrier en LRAR. Dans un second temps, il doit faire appel à un conciliateur de justice (démarche gratuite). Enfin, il peut saisir le juge des contentieux de la protection siégeant dans le tribunal du lieu de la location.
