Tout savoir sur le rôle du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété joue un rôle clé au sein d’un immeuble. Il s’agit d’une figure pivot, qui assure le bon fonctionnement de la copropriété, de la communication à l’entretien, en passant par le budget, les travaux, ou encore la maintenance. Voici ce que vous devez savoir sur son statut et ses missions.
Qu’est-ce que le syndic de copropriété ?
Le syndic de copropriété est une personne physique ou morale, qui fait office de figure centrale dans la gestion d’une copropriété. Il est élu par les copropriétaires lors d’une assemblée générale, afin de prendre les décisions courantes concernant l’immeuble.
Il est assisté et conseillé dans ses différentes missions par les membres du conseil syndical. Ce conseil est composé de plusieurs personnes (leur nombre varie en fonction des copropriétés), qui accompagnent le syndic et veillent à ce qu’il remplisse ses engagements, en respectant le règlement de copropriété.
Le mandat du syndic de copropriété peut s’étendre jusqu’à 3 ans consécutifs. Il peut être renouvelé, avec l’accord des copropriétaires.
Sélectionner un syndic de copropriété
Le syndic professionnel
Le syndic de copropriété professionnel est une personne qui travaille pour une société spécialisée dans la gestion des copropriétés. Il peut par exemple s’agir d’une agence immobilière, ou encore d’un administrateur de biens.
Contrairement à un syndic bénévole, le syndic professionnel dispose d’une expertise approfondie dans divers domaines, dont :
- La gestion financière et la comptabilité
- La gestion technique des immeubles
- Le marché immobilier
- La gestion des copropriétés
Contrairement à un syndic bénévole, le syndic professionnel dispose d’une rémunération. Celle-ci est définie selon le contrat du syndic, et est approuvée en assemblée générale par les copropriétaires.
Le syndic professionnel doit obligatoirement avoir une assurance de responsabilité civile professionnelle. Elle sert à couvrir les risques, et à apporter une garantie financière en cas de besoin.
Les avantages du syndic professionnel
L’expertise professionnelle
Le syndic professionnel représente un coût pour les copropriétaires. Cependant, il apporte de nombreux avantages. Il assure notamment une gestion rigoureuse de la copropriété, grâce à son expertise. Son rôle est donc indispensable dans les grandes copropriétés et celles qui nécessitent des gestions complexes, avec des équipements spécifiques. Son expertise lui permet également d’être à jour sur toutes les évolutions législatives relatives à la copropriété. Il peut ainsi s’assurer de la conformité légale des actions entreprises.
La disponibilité
Le syndic professionnel fait également preuve d’une grande disponibilité, car la gestion de la copropriété est son activité principale. En règle générale, il se montre donc plus disponible qu’un syndic bénévole, qui doit assurer son activité professionnelle en parallèle de ses responsabilités vis-à-vis de la copropriété. Le syndic professionnel peut donc répondre plus rapidement aux questions et entreprendre toutes les actions requises dans les meilleurs délais.
Le réseau de prestataire
Le syndic professionnel fait partie d’une entreprise spécialisée dans la gestion des copropriétés. Il travaille donc régulièrement avec des artisans et ouvriers qui s’occupent de l’entretien et des travaux dans les immeubles. Leur réseau représente donc un avantage certain pour la copropriété, car il permet au syndic de contacter des professionnels compétents rapidement, dès qu’une réparation est nécessaire.
Le syndic bénévole
Le syndic de copropriété bénévole joue le même rôle que le syndic de copropriété professionnel. La différence est que la gestion de l’immeuble n’est pas son métier, il remplit les missions sans être rémunéré, en parallèle de sa vie professionnelle.
Le syndic bénévole est une alternative qui convient surtout aux petites copropriétés, car la gestion est moins contraignante. De plus, le syndic bénévole est souvent l’un des copropriétaires de l’immeuble, ou bien un membre de sa famille. Cela apporte donc plus de proximité.
Les avantages du syndic bénévole
La réduction des coûts
Le principal avantage du syndic bénévole est économique. La gestion ne demande aucuns frais supplémentaires à la copropriété.
Une gestion plus personnalisée
Le syndic bénévole est un résident de l’immeuble. Il peut donc mieux comprendre les besoins des copropriétaires et les enjeux de la copropriété. De ce fait, il est généralement plus impliqué qu’un syndic professionnel dans la gestion quotidienne, car les décisions prises l’impactent directement.
Une prise de décision rapide
Contrairement au syndic professionnel, le syndic bénévole ne dédie pas l’intégralité de son emploi du temps à la gestion de la copropriété. S’il exerce un métier, il ne peut pas être joignable à tout moment. Cependant, le fait qu’il réside lui-même dans l’immeuble lui permet tout de même de faire preuve de réactivité. Il est au plus près des copropriétaires et peut donc résoudre des problèmes urgents plus rapidement qu’un syndic extérieur.
La transparence
Le syndic bénévole permet souvent d’offrir une meilleure transparence aux copropriétaires quant à la gestion de l’immeuble. Ils sont en effet au plus proche des informations, car le décisionnaire est l’un de leurs voisins.
Le rôle du syndic de copropriété
Le rôle administratif du syndic de copropriété
La gestion administrative de la copropriété fait partie intégrante du rôle du syndic. Elle se décline en plusieurs missions :
La représentation légale de la copropriété
Le syndic représente légalement la copropriété dans tous les actes civils et judiciaires. Il appose sa signature sur tous les contrats qui concernent la copropriété (fournisseurs, entreprises de travaux, maintenance…).
La communication avec les copropriétaires
Le syndic transmet toutes les informations importantes aux copropriétaires, afin de les tenir au courant des décisions prises et des futurs travaux. Il peut être assisté par le conseil syndical afin d’assurer une communication transparente et fluide.
La gestion des archives
Le syndic organise et conserve tous les documents importants de la copropriété. Il s’agit notamment des procès-verbaux des assemblées générales, du règlement de copropriété, des contrats d’assurances et de fournisseurs, des plans de l’immeuble, et tout autre document légal.
L’application du règlement de copropriété
L’ensemble des missions du syndic s'effectuent dans le respect du règlement de copropriété. Il doit respecter chacune de ses règles, et vérifier que les copropriétaires les respectent également.
Le rôle du syndic de copropriété pendant les assemblées générales
Le syndic assure la gestion de chaque assemblée générale, qui comporte plusieurs phases :
La préparation de l’assemblée générale
Le syndic commence par établir l’ordre du jour pour l’assemblée générale. Il s’agit d’une liste des points importants à aborder le jour J. Souvent, le conseil syndical lui apporte des conseils pour rédiger ce document. Il envoie ensuite les convocations aux copropriétaires, au moins 21 jours avant le jour J.
La tenue de l’assemblée générale
Lors de l’assemblée générale, le syndic préside. Il expose les différents points de l’ordre du jour et anime les discussions, en s’assurant que tous les copropriétaires puissent s’exprimer. Il s’assure également que les votes se déroulent dans le respect des règles de la copropriété, et informe les copropriétaires sur les enjeux des sujets votés.
La rédaction du procès-verbal
Après l’assemblée générale, le syndic rédige le procès-verbal. Ce document récapitule les différents sujets de discussion qui ont été abordés, les décisions prises, ainsi que le résultat des votes. Il envoie ce document à tous les copropriétaires dans un délai de deux mois.
L’exécution des décisions
Enfin, le syndic de copropriété veille à ce que toutes les décisions qui ont été prises lors de l’assemblée générale soient correctement mises en application. Il peut s’agir de la gestion des travaux, des modifications du règlement de copropriété, ou encore de la signature de certains contrats de service. Il assure également le suivi des décisions, afin d’informer régulièrement les copropriétaires de l’avancée des projets.
La gestion financière de la copropriété
Le syndic de copropriété joue un rôle essentiel dans la gestion financière de la copropriété. En effet, il prévoit et organise toutes les dépenses qui concernent l’immeuble.
Budget prévisionnel
Le syndic prépare le budget prévisionnel annuel de la copropriété en calculant les dépenses nécessaires à l’entretien des parties communes. Il prend en compte les assurances, les contrats de maintenance, les éléments qui ont besoin de réparation, et tout autre coût éventuel. Il présente ensuite ce budget lors d’une assemblée générale, afin que les copropriétaires puissent l’approuver.
Collecte des charges
En s’appuyant sur le budget prévisionnel, le syndic calcule le montant des charges qui vont incomber à chaque copropriétaire. Pour établir ce calcul, il se base sur la répartition inscrite dans le règlement de copropriété. Il procède ensuite à un appel de fonds, de façon mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
Gestion comptable
Le syndic enregistre toutes les transactions financières de la copropriété. Il tient à jour tous les bilans comptables et gère prudemment le budget voté en assemblée générale. Il s’occupe également de la sécurité des fonds qui lui sont confiés, en les plaçant sur des comptes séparés. À la fin de l’exercice comptable, il prépare les comptes annuels, avec le bilan, le compte de résultat et les annexes.
Gestion des impayés
Le syndic garde un œil sur les paiements des copropriétaires. Il surveille les éventuels retards et applique les procédures nécessaires (relance à l’amiable, mise en demeure, procédure judiciaire…).
L’entretien et la maintenance
Le syndic est le garant de l’état de l’immeuble et du confort des copropriétaires. Ses responsabilités dans ce domaine sont les suivantes :
Planification de l’entretien régulier
La surveillance des parties communes fait partie intégrante du rôle du syndic de copropriété. Il doit inspecter chaque élément et planifier des interventions si nécessaire. Il peut s’agir de nettoyage, de jardinage, de réparation du système de chauffage ou de l’entretien de l’ascenseur par exemple.
Gestion des contrats de maintenance
Le syndic sélectionne les prestataires et les fournisseurs pour les différents services de maintenance. Il compare les services et les coûts, s’occupe de négocier, et de signe les contrats.
Gestion des travaux
Le syndic repère tous les besoins en réparation et fait appel à des professionnels qualifiés. Il peut s’agir de travaux de réparation ou bien de rénovation. Le choix des prestataires peut être discuté avec le conseil syndical. Il approuve les travaux et les coordonne du début à la fin.
Gestion des urgences
La gestion des sinistres fait aussi partie du rôle du syndic de copropriété. Il doit faire preuve de réactivité pour gérer les situations d’urgence, afin de maintenir la sécurité et le confort des copropriétaires.
Les limites du syndic de copropriété
Le syndic de copropriété joue le rôle de représentant légal de la copropriété. Il est décisionnaire sur de nombreux points. Cependant, il est soumis à certaines limites et obligations légales.
Voici une liste non exhaustive des tâches qu’il ne peut pas accomplir sans la validation du conseil syndical et des copropriétaires :
- Modifier les quotes-parts des répartitions des charges
- Vendre des parties communes de l’immeuble
- Valider des travaux qui n’entrent pas dans le budget prévisionnel annuel
- Engager des dépenses supplémentaires (sauf en cas d’urgence)
- Agir sans prendre en compte le règlement de copropriété
Si le syndic de copropriété manque à ses obligations et ne respecte pas la loi, il engage sa responsabilité civile. En fonction du préjudice, le conseil syndical peut entreprendre des démarches judiciaires, afin que des sanctions pénales soient appliquées.
Comment changer de syndic de copropriété ?
Si les copropriétaires et le conseil syndical ne sont pas satisfaits du syndic, ils peuvent entreprendre des démarches pour en changer. La première chose à faire est de déterminer les raisons de cette insatisfaction. Si le syndic ne respecte pas ses engagements ni le règlement de copropriété, le conseil syndical peut organiser une assemblée générale. Durant celle-ci, les copropriétaires pourront voter pour la révocation du syndic.
Il est cependant nécessaire de rechercher un nouveau candidat pour prendre la place du syndic. Si le syndic est bénévole, le candidat peut figurer parmi les copropriétaires. En revanche, s’il s’agit d’un syndic professionnel, il faut réaliser des devis en amont, afin de comparer les offres et les coûts.
Pour voter la révocation du syndic, il est indispensable d’inscrire ce vote à l’ordre du jour de l’assemblée générale. Généralement, la majorité absolue est nécessaire pour faire appliquer cette décision. Une fois que le nouveau syndic est désigné, un nouveau contrat de syndic est signé, avec les missions, les obligations et la durée du mandat.
Conclusion
Le rôle du syndic de copropriété est donc essentiel. Qu’il soit professionnel ou bénévole, il assure la sécurité et le confort des copropriétaires. Ses missions sont diverses et inscrites dans un cadre légal strict. Quelles que soient la taille et la configuration de la copropriété, le choix du syndic doit être mûrement réfléchi. Pour assurer la cohésion de la copropriété, le syndic élu doit être à l’écoute des copropriétaires, faire preuve d’un bon sens de l’organisation, de transparence et de réactivité.
